كل الأدلة

فاتورة شراء فيها خطأ

ثلاث أدوات لثلاث حالات مختلفة: تصحيح الفاتورة، إلغاؤها، أو مرتجع. اختيار الخاطئة منها هو ما يربك كشف المورد والمخزون.

6 دقائق قراءة6 خطوات

في هذا الدليل

  1. 1اختر الأداة حسب ما حدث
  2. 2تصحيح الفاتورة
  3. 3إذا بيع جزء من البضاعة
  4. 4إلغاء الفاتورة
  5. 5اقرأ لوحة الإلغاء
  6. 6إذا رفض النظام
  1. 1

    اختر الأداة حسب ما حدث

    الفاتورة صحيحة لكن فيها رقم غلط (سعر، كمية، حجم عبوة، صنف) ← «تصحيح فاتورة الشراء». الفاتورة كلها ما كان يجب أن تُدخل (مورد خاطئ، أُدخلت مرتين) ← «إلغاء الأمر (إدخال خاطئ)». الفاتورة صحيحة والبضاعة عادت للمورد فعلًا ← «إرجاع بضاعة».

    مثال

    كتبت سعر الكرتونة 30 والصحيح 33: تصحيح. أدخلت الفاتورة نفسها مرتين: إلغاء النسخة الثانية. أدخلتها على مورد آخر: إلغاء ثم إعادة إدخال على المورد الصحيح. وصلت 20 كرتونة وأعدت منها 2 تالفتين: مرتجع.

    خطأ شائع

    إلغاء فاتورة لأن بضاعتها رجعت للمورد. الإلغاء يمحوها من كشف المورد كأنها لم تكن، بينما المورد عنده الفاتورة والمرتجع معًا — فلا يتطابق كشفك مع كشفه.

  2. 2

    تصحيح الفاتورة

    افتح أمر الشراء من «أوامر الشراء» واضغط «تصحيح فاتورة الشراء». عدّل ما كان خاطئًا في السطور. تظهر لوحة «ماذا سيتغير»: رصيد المورد، مخزون وتكلفة كل صنف، وهل بيعت بضاعة من هذه الفاتورة.

    مثال

    في الصورة: سعر كرتونة المعكرونة صُحّح من 30 إلى 33 على 20 كرتونة. إجمالي الفاتورة من 1,620 إلى 1,680، تصبح مدينًا للمورد بزيادة 60، وتكلفة الكيس من 1.25 إلى 1.35. المخزون لا يتغيّر.

    تصحيح الفاتورة
    اضغط الصورة لتكبيرها
    افتح هذه الشاشة
  3. 3

    إذا بيع جزء من البضاعة

    عندما تتغيّر التكلفة وقد بيعت بضاعة من الفاتورة، يسألك النظام: هل تصحّح تكلفة تلك المبيعات السابقة، أم تُسجَّل الفرق اليوم؟ التصحيح يجعل ربح كل فاتورة بيع قديمة صحيحًا. تسجيله اليوم أبسط لكنه يضع فرق شهور في يوم واحد.

    مثال

    من 480 كيسًا في الفاتورة بيع 100 قبل التصحيح، وفرق التكلفة 0.10 للكيس. تصحيح المبيعات السابقة ينقص ربح تلك الفواتير 10 في تواريخها. تسجيله اليوم يضع الـ 10 كلها في تكلفة مبيعات اليوم.

    نصيحة

    المبيعات التي تقع في فترة مالية مقفلة لا تُعدَّل في الحالتين، ويُسجَّل فرقها اليوم. اللوحة تخبرك بعددها.

  4. 4

    إلغاء الفاتورة

    افتح أمر الشراء واضغط «إلغاء الأمر (إدخال خاطئ)» واكتب السبب. تُسحب الكميات من المخزون، تُعكس القيود، وتختفي الفاتورة من كشف المورد. إذا كان المورد هو الخطأ فقط، أبقِ خيار «أعد إدخال هذه الفاتورة على مورد آخر» مفعّلًا — تُفتح نسخة جاهزة تختار لها المورد الصحيح.

  5. 5

    اقرأ لوحة الإلغاء

    قبل التأكيد تعرض النافذة لكل صنف كم قطعة تخرج وكم يبقى. انتبه لأمرين: تحذير أن المخزون يصبح بالسالب (جزء من البضاعة بيع — الإلغاء ممكن لكن راجع الصنف بعده)، وسطر «فرق قيمة يُسجَّل ربحًا أو خسارة» (يظهر إذا غيّرت تكلفة الصنف بعد الاستلام).

    مثال

    في الصورة: فاتورة مكررة فيها 5 كراتين معكرونة. الإلغاء يُخرج 120 كيسًا ويبقى 480، والربح لا يتغيّر لأن البضاعة تخرج بالقيمة التي دخلت بها.

    اقرأ لوحة الإلغاء
    اضغط الصورة لتكبيرها

    خطأ شائع

    تعديل تكلفة الصنف يدويًا لإصلاح فاتورة أُدخلت بسعر غلط، ثم إلغاء الفاتورة. التعديل يسجّل خسارة والإلغاء يسجّل ربحًا بالمبلغ نفسه — يلغيان بعضهما لكنهما يبقيان حركتين كبيرتين في حساباتك. ألغِ الفاتورة أولًا أو صحّحها مباشرة.

  6. 6

    إذا رفض النظام

    التصحيح والإلغاء يُرفضان إذا كان على الفاتورة مستندات أخرى: دفعة للمورد، مرتجع، خصم. الرسالة تسمّي ما يجب إزالته أولًا. هذه مستندات حقيقية لها أثرها، فلا تُمحى تلقائيًا.

الدليل السابقالصندوق أُدخل بحجم خاطئالدليل التاليسجّلت شيئًا بالخطأ: اعكسه ولا تعاكسه